嘉峪关市政协机关档案管理制度

 

第一章 总则

第一条 为加强市政协机关档案管理规范化、法治化、标准化建设，科学保存与全面展现政协履职历程，切实提升档案安全保管和高效利用水平。依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等有关规定，结合市政协机关实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于市政协履行政治协商、民主监督、参政议政职能中直接形成的，具有保存价值的各类载体档案的全过程管理。

第三条 机关档案工作坚持统一领导、集中管理、应归尽归、整理规范、安全保密、便于利用的原则，确保档案材料齐全规范、安全准确、利用高效。

第二章 归档范围与保管期限

第四条 归档总体范围：

市政协在履职尽责、办文办会办事、行政管理、党建工作、专项工作、重大活动等工作中形成的具有查考价值、凭证价值、史料价值、保存价值的纸质文件、电子文件、音像材料、实物材料等全部文件材料，均属于归档范围，必须按规定全部归档管理。

第五条 主要归档内容：

（一）文书类

1.上级党委、政府及政协，同级党委、政府印发的需贯彻执行的重要文件、指示、批示等；

2.市政协全体会议、常委会会议、党组会议、主席会议、机关党组会议、秘书长会议及各类专题协商会、工作部署会、座谈会、培训会等各类会议形成的会议方案、会议通知、会议名单、领导讲话、工作报告、会议纪要、会议决议、审议材料、发言材料、会议简报、会议记录等全套会议材料；

3.政协提案建议及办理答复、政协协商议政、调研视察、民主监督、社情民意、对外联谊、委员履职、界别活动、基层协商等履职全过程中形成的文件材料；

4.机关印发的正式文件（签发稿、印制稿、重要修改稿）；

5.机关党建、党风廉政建设、意识形态、学习教育、组织建设、党员管理、纪检监察、巡察整改、群团工作等形成的正式文件、工作材料和台账资料；

6.机构设置、组织沿革、人员编制、干部任免、教育培训、考核奖惩、保密工作、信访维稳、法治建设、公务接待等工作形成的各类文件材料；

7.政协文史资料、内部刊物、大事记、年鉴、规章制度等材料；

8.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）财务类

机关财务工作中形成的经费预决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等相关材料。

（三）音像类

市政协重要会议、重大活动、重点工作中形成的照片、录音录像、视频材料等。

（四）实物类

市政协获得的各种荣誉奖牌、奖杯、锦旗、证书，以及重要题词、书画文史作品、纪念品等。

第六条 机关档案保管期限分为永久、30年、10年三类。

（一）反映市政协主要职能、历史沿革、重大决策、重要会议、重大活动、机构人事任免、章程制度、重点提案资料、重大荣誉资料等具有长远历史查考、凭证和史料价值的核心档案为永久保管。

（二）反映机关重要工作开展、专项业务推进、重要管理工作实施，具有长期工作查考和备查价值的文件材料为30年保管。

（三）机关一般性日常工作、常规事务性、临时性、普发性工作文件材料，短期查考完毕后无需长期留存的文件材料为10年保管。

第三章 档案收集与整理

第七条 档案收集坚持齐全完整、应收尽收、按时归集的要求，所有应归档文件材料必须按期收集移交，确保档案资料不缺不漏、不散不失。

第八条 机关各科室、各专门委员会办公室具体负责本部门文件材料日常收集、初步整理、移交工作。

第九条 文档科负责文件材料统一收集工作，常规工作文件材料实行年度集中收集，每年第一季度完成上一年度文件材料集中收集移交；专项工作、全体会议、重大协商活动等重要工作形成的文件材料，在活动结束后1个月内完成收集移交。纸质档案与电子档案同步收集、同步归档、同等效力。

（一）文书材料收集应当真实、准确、系统，组件齐全、内容完整；

（二）音像材料需标注时间、地点、人物、事由、拍摄者等信息；

（三）实物档案需附说明卡片，注明名称、来源、时间、背景等信息；

（四）电子文件应采用符合长期保存要求的格式，确保真实、完整、可用、安全。

第十条 文件材料移交必须原件齐全、手续完备、签章规范、附件配套齐全，严格履行移交手续，移交双方核对无误签字确认。

第十一条 档案整理严格按照国家档案整理规范，遵循文件形成规律，保持文件有机联系，做到分类科学、排列有序、规范统一、便于保管利用。

第十二条 文书档案以件为基本整理单位，正本与底稿、正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文统一成套整理，政协提案建议、会议材料、文史资料等整体成套整理，按照年度—机构—保管期限分类排序，逐件盖章编号、规范编目、标准装订，做到整理规范、分类清晰、条目准确。

第十三条 音像档案、实物档案分类编制档号，标注事由、时间、地点、人物、背景等信息，专柜存放、专项管理。

第十四条 整理完毕的档案统一规范编目、编号装盒，档案盒封面、盒脊标识齐全准确，纸质目录、电子目录、档案台账一一对应。

第十五条 档案整理完毕后由文档科逐件逐项检查审核，合格后报送市档案局验收。

第四章 档案归档与保管

第十六条 经过验收合格的档案，统一归档入库，实行集中管理。

第十七条 纸质档案与电子档案实行双套归档、同步归档、同质管理，电子归档文件数据齐全、版式文件完整、签署有效、同步备份，确保电子档案与纸质档案具有同等法律效力、同等保管标准、同等利用效力。

第十八条 每年6月底前完成上一年度各类档案归档工作，及时更新档案管理台账、电子档案数据库、档案统计册，做到归档有据可查、账档相符、库册一致、全程闭环管理。

第十九条 各类档案按门类、载体分类归档、分柜存放、集中管理，做到门类清晰、排列有序、目录规范、台账齐全、查找便捷。

第二十条 定期对档案保管状况进行检查，发现破损、霉变、褪色等问题，及时修复补救，尽量维持档案原貌，确保档案内容完整。

第二十一条 档案室实行专人管理、钥匙专人管控，严格落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防尘、防泄密“八防”措施；严禁无关人员进入库房，严禁在库房堆放杂物及易燃易爆物品；定期开展库房安全巡查，及时整改安全隐患，确保档案安全和环境安全。

第五章 档案保密与利用

第二十二条 严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及党和国家有关保密规定，涉密档案

按照涉密载体管理规定从严管控，单独专柜存放、专人负责。

第二十三条 查阅、摘抄、复制档案必须履行审批手续，本单位人员查阅档案须经文档科负责人同意，外单位人员查阅档案须持单位正式介绍信，经分管领导批准，均须登记备案。

第二十四条 查阅档案须在指定场所进行。

第六章 档案统计与移交

第二十五条 对室藏档案、年度出入库、设施设备、利用情况、移交进馆、鉴定销毁、信息化建设、人员配备等情况规范统计，建立健全档案台账、管理数据库和统计册，实时更新归档新增数量、保管变动情况、查阅利用频次等数据，确保账档相符、库册一致、数据准确。

第二十六条 按照档案管理规定和市档案局要求，定期向市档案馆移交永久和30年保管期限档案，移交时纸质档案、电子档案与检索工具同步移交，严格履行清点、签字、交接手续。

第七章 档案鉴定与销毁

第二十七条 成立档案鉴定工作小组，对已到保管期限的档案逐件审核甄别、提出延期保管、移交或销毁意见，集体研究形成档案鉴定工作报告和销毁鉴定清册，并签字确认，经分管领导审核、秘书长审批后，报市档案局备案核准，方可组织实施。

第二十八条 档案销毁严格按照鉴定报批、审核批准、指定场所、双人监销、登记备案程序执行。

第八章 责任追究

第二十九条 有下列行为之一的，对相关责任人依规依纪追究责任。

    （一）私自涂改、翻拍、抽取、留存、保管、销毁档案的；

    （二）擅自提供、抄录、复制档案的；

    （三）篡改、损毁、伪造档案的；

    （四）违规复制、随意外传、擅自泄露涉密档案的。

第九章 附则

第三十条 本制度由市政协办公室负责解释，未尽事宜按有关规定执行。

第三十一条 本制度自印发之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。